ILUSTRACION DE LOS SOPORTES CONTABLES

ILUSTRACIÓN DE LOS SOPORTES CONTABLES

SOPORTES INTERNOS: 

RECIBO DE CAJA

1. se coloca el número del recibo de caja (si se lleva consecutivo)
2. ciudad en la que está ubicada la empresa que elabora el recibo (se coloca con mayúscula inicial)
3. la fecha se coloca día, mes y año, ej: D   04    M   10    A   2011
4. se coloca el número del recibo de caja (si se lleva consecutivo)
5. nombre de la persona o empresa que efectuó el pago
6. valor del pago recibido
7. dirección de la empresa o persona que efectúa el pago
8. se coloca el valor en letras
9. motivo por el cual se recibió el pago
10. número del cheque con el que se recibió el pago
11. si el pago se efectúa en cheque, se coloca el nombre del banco o el número de compensación (código asignado a cada banco, aparece en un recuadro pequeño y consta de dos dígitos)
12. nombre de la sucursal del banco que expide la chequera
13. si el pago se realiza en efectivo se marca una X (en este caso no hay necesidad de llenar el numeral 10, 11 y 12)
14. se coloca el código del PUC (Plan Único de Cuentas)
15. nombre de la cuenta
16. valor por el cual se recibe el pago
17. valor por el cual se vendió la mercancía
18. firma de la persona que recibe el cheque y se debe colocar el sello
19. se coloca el número de documento de identidad de la persona que recibe el cheque o el número del Nit. de la empresa beneficiaria

 COMPROBANTE DE EGRESO

1. en este espacio queda la copia del cheque cuando se diligencia (debe usarse papel carbón)
2. se coloca el número del comprobante (si se lleva consecutivo)
3. se coloca el código del PUC (Plan Único de Cuentas)
4. motivo por el cual se realizó el pago (también se puede indicar si se hizo retención en la fuente)
5. valor del cheque que se está pagando
6. si hay alguna aclaración que hacer
7. valor del cheque que se está pagando
8. se coloca el número del cheque que soporta la realización del comprobante
9. si el pago se realiza en efectivo se marca una X (en este caso no hay necesidad de llenar el numeral 1 y 8)
10. si el pago se efectúa en cheque, se coloca el nombre del banco o el número de compensación (código asignado a cada banco, aparece en un recuadro pequeño y consta de dos dígitos)
11. nombre de la sucursal del banco que expide la chequera
12. a quien se le debe pagar el cheque
13. nombre de la persona que elabora el cheque y el comprobante
14. nombre de la persona que revisa el cheque y el comprobante
(dependiendo de la empresa puede ser el jefe inmediato, el auxiliar contable o el contador)
15. nombre de la persona que aprueba el pago del cheque (dependiendo de la empresa puede ser el jefe inmediato, el auxiliar contable o el contador)
16. nombre de la persona que lleva el registro del cheque a los libros (dependiendo de la empresa puede ser la secretaria, el auxiliar contable o el contador)
17. firma de la persona que recibe el cheque y se debe colocar el sello
18. se coloca el número de documento de identidad de la persona que recibe el cheque o el número del Nit. de la empresa beneficiaria
19. la fecha se coloca día, mes y año, ej: D 04 M 10 A 2011

RECIBO DE CAJA MENOR

1. Se diligencia la fecha y la ciudad donde se elabora el documento
2. Se coloca a quien es pagado el dinero
3. El concepto por el cual se paga el dinero
4. Se coloca la cantidad de dinero en letras
5. Se coloca la firma de la persona que lo recibe

 FACTURA

1. se coloca el número de la factura (si se lleva consecutivo)
2. fecha en que se entrega la mercancía
3. forma de pago
4. número de pedido
5. condiciones de pago
6. nombre del cliente que hizo la compra
7. RFC: es el equivalente al NIT.
8. dirección
9. cantidad de la mercancía pedida
10. descripción de los artículos solicitados
11. precio de cada artículo
12. precio total: sale de multiplicar la cantidad por el precio unitario
13. valor total en letras
14. subtotal es lo que suman los totales de los artículos solicitados
15. indicar cuanto es el valor del IVA a cobrar (sale de multiplicar el subtotal por el % de IVA a cobrar)
16. es la suma del subtotal más el IVA
17. firma del cliente que va a hacer el pago

 NOTA DEBITO

1. Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se elaboro el documento
2. Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito
3. Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito
4. Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo

 NOTA CREDITO

1. Colocar como en todo documento contable la fecha de elaboración
2. Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito
3. El concepto por el cual se le envía la nota crédito
4. Y por ultimo se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y lo contabilizo

 NOTA DE CONTABILIDAD

ILUSTRACION DE LOS SOPORTES CONTABLES

SOPORTES EXTERNOS:

CONSIGNACIÓN BANCARIA

Escribe la fecha en el campo correspondiente. Incluye el mes, día y año.

Escribe la cantidad total de efectivo que vas a depositar en la parte superior del recibo de consignación, en la sección de "Efectivo". Escribe las cantidades en billetes y monedas por separado.

Relaciona cada cheque por separado en las líneas debajo de la sección de "Efectivo". Escribe el apellido del que hizo el cheque en la parte izquierda con la cantidad, incluyendo dolares y centavos en las dos columnas de la parte derecha. Si tienes mas de dos cheques para depositar, usa las líneas en la parte posterior del recibo de consignación.

Escribe la cantidad total de los cheques relacionados en la parte trasera del recibo, en el campo etiquetado como "Total de la parte posterior".

Suma los totales del efectivo y el de los cheques y escribe la cantidad en el campo de "Total".

Si deseas que te regresen algo de efectivo, escribe la cantidad en el campo etiquetado como "Menos efectivo recibido".

Resta la cantidad en el campo "Menos efectivo recibido" del de "Total" y escribe la cantidad en el campo "Deposito neto".

Firma en el campo correspondiente solo si estás recibiendo dinero de tu consignación.

FACTURA DE COMPRA

1.- Número de Factura: Es el número consecutivo de cada factura que emitimos. Generalmente este número ya se encuentra impreso en nuestro block de facturas, o lo genera automáticamente el programa o aplicación que utilizamos para generar nuestras facturas.

2.- Fecha: Es la fecha en que emitimos nuestra factura.

3.- Datos del Cliente: Aquí debemos incluir todos los datos de nuestro cliente: Nombre o razón social, Identificación fiscal (RFC), Dirección física, teléfono y correo electrónico.

4.- Fecha inicial: es la fecha en que se comenzará a prestar un servicio, o en que se entregará el producto.

5.- Pedido: Aquí indicaremos el tipo de pedido que se nos hace.

6.- Condiciones de pago: Aquí indicaremos si el pago es en efectivo, a crédito o débito, cheque, etc.

7.- El siguiente bloque es una tabla donde indicaremos lo siguiente:

a.- Cantidad de productos que se solicitan.

b.- Descripción del producto, indicación del número de modelo o número de catálogo, y en algunos, como los productos electrónicos o electrodomésticos al menudeo, indicando el número de serie.

c.- Precio unitario, o sea, el precio de uno de los productos descritos. Este precio no debe incluir ningún impuesto.

d.- Precio total, donde indicaremos el total producto del monto de los productos, multiplicado por la cantidad de productos solicitados. Si sólo es un producto, pondremos el mismo monto del precio unitario.

Llenaremos un renglón por cada producto solicitado. Si es necesario, aquí agregaremos la descripción de gastos de transporte y su monto.

8.- Subtotal: donde indicaremos la suma de los totales de cada producto.

9.- IVA: Aquí va el monto del impuesto (16%) calculado a partir del subtotal que se encuentra arriba.

10.- Total: Aquí se escribirá la suma del subtotal con el impuesto, lo que dará el total neto de la factura.

11.- Importe con letra: En esta zona escribiremos con letra la cifra que hemos escrito en el cuadro de Total que se encuentra a un lado.

12.- Firma de conformidad: En donde firmará el cliente, lo cual tiene dos efectos: por un lado la aceptación de que los productos enumerados y la cantidad es lo que ha solicitado, y por el otro, en el caso de pagos a crédito o contra entrega, la aceptación del pagaré que se encuentra en el texto que está a la izquierda.

13.- Pagaré: Este texto es aceptado al firmar de conformidad, aún cuando el pago se haga inmediatamente y en efectivo. Aquí es necesario, en caso de pactarlo, indicar la tasa del interés moratorio en caso de no pagar a tiempo.

 PAGARE

Desde la oficina donde queramos que ordenen el pago nos facilitarán el talonario del pagaré, que es muy similar al de los cheques, debemos fijarnos en ciertos aspectos que no pueden faltar en él para que sea válido y no nos lo vuelvan a remitir por no cumplir con la normativa en este tipo de pago. En primer lugar debe figurar de forma integra la siguiente frase: "Por este pagaré me comprometo a pagar el día del vencimiento indicado". Si no figura esta sentencia el pagaré no será válido.

Una vez tenemos la plantilla adecuada, debemos cumplimentarla sin olvidar ninguno de los siguientes datos: el tipo de moneda de pago, el número de pagaré, el banco y el lugar donde se va a pagar, el número de cuenta desde donde se va a realizar el pago y siempre realizado en el mismo idioma íntegramente.

Detalles configurables. Hay ciertos aspectos del pagaré que se pueden personalizar, cómo si queremos que sea truncable o no. Esto significa que el pagaré debe ser cobrado exactamente desde la oficina desde donde se emite. Además puede llevar una cláusula que expresa "no a la orden". Esta cláusula indica que el pagaré se realiza por cesión de crédito del banco, mientras que si no viene especificada, es endorsable.

La forma de abono. Si expresa "para abonar en cuenta" , este se podrá cobrar solo con un ingreso en cuenta bancaria. También pueden ser cruzados con dos líneas paralelas en el anverso del pagaré, que significa que solo podrá ser cobrado por el beneficiario legítimo. Los pagarés cruzados pueden ser de tipo especial, que obligan a ser cobrado en la entidad emisora o general, que puede ser cobrado en cualquier entidad, sin importar la entidad emisora del mismo.